Pre-congresso

Customisation and centralized planning

La fase pre-congressuale è la Fase della Progettazione dell’Evento, che inizia con un’attenta analisi di fattibilità che tiene conto di diverse variabili quali l’idoneità del centro congressi, il periodo prescelto, il numero di partecipanti : ogni evento è personalizzato con una scansione precisa dei tempi organizzativi.
 
Vediamo nello specifico alcuni punti fondamentali di questa fase:
  • Elaborazione del Progetto.

  • Pianificazione e stesura budget preliminare di spesa.

  • Contatti con le Aziende Sponsor

  • Ricerca e opzione sede congressuale.

  • Preparazione ed invio delle richieste di patrocinio ad Enti e Società Scientifiche.

  • Pratica Ministeriale AIFA con pre-richiesta di registrazione, in caso di plurisponsor.

  • Preparazione materiale da distribuire ai discenti.

  • Contatti con relatori e moderatori per: pianificazione viaggi, soggiorni e predisposizione accoglienza

  • Invio biglietteria aerea/ferroviaria e prenotazioni pernottamenti.

  • Elaborazione piano transfer da/per aereoporto, stazione, hotel e sede congressuale.

  • Coordinamento Tipografico: manifesti, locandine, programmi, inviti, schede di iscrizione, attestati di partecipazione, cavalierini, badges.

  • Ufficio Stampa.

  • Stampa liste partecipanti.

Procedure ECM

  • Stesura e firma contratti con le Aziende Sponsor.

  • Recall telefonico/e-mail con i relatori e moderatori: acquisizione C.V. – autocertificazioni.

  • Questionari ECM.

  • Invio lettere di incarico ai docenti.